Rapat Koordinasi Persiapan Akreditasi Program Studi
Lembaga Jaminan Mutu (LJM) melakukan rapat koordinasi persiapan akreditasi beberapa program studi yaitu S1 Farmasi, S1 Geologi dan S1 Manajemen. Kegiatan tersebut berjalan selama 3 hari yaitu pada tanggal 02 September 2022 untuk program studi S1 Farmasi dan 03 September 2022 untuk program studi Geologi yang dilakukan secara luring di Gedung A UMKT. Adapun Program Studi Manajemen dilakukan secara daring melalui zoom pada tanggal 05 September 2022. Dalam rapat tersebut dilakukan penyamaan persepsi tentang struktur dokumen berupa kebijakan, pelaksanaan dan evaluasi dalam dokumen akreditasi. Melalui rapat ini diharapkan dapat memberikan gambaran mengenai penulisan borang akreditasi dan kelengkapan dokumen yang perlu dipersiapkan secara umum oleh fakultas dan secara khusus oleh program studi.
Persamaan Persepsi Audit Keuangan Sistem Rencana Pengembangan Lembaga Tahun Akademik 2021/2022
Pada hari Selasa, 23 Agustus 2022 tim audit keuangan internal sebagai bagian dari Lembaga Jaminan Mutu (LJM) melaksanakan persamaan persepsi audit keuangan Sistem Rencana Pengembangan Lembaga sebagai penguat dari Audit Mutu Internal (AMI). Pertemuan ini merupakan kelanjutan dari Sosialisasi Audit Keuangan dan Survey Kepuasan Pengguna. Persamaan persepsi ini dilakukan secara online melalui aplikasi Zoom yang dibuka oleh Bapak Sunarso, S.E., M.M selaku Ketua Sistem Pengendalian Internal (SPI) UMKT. Kemudian dilanjutkan dengan penjelasan terkait Persamaan Persepsi Auditor dan Auditi atas Instrumen Evaluasi SPI yang dijelaskan oleh Bapak Rahman Anshari, S.E., M.A selaku Kepala Bagian Pembendaharaan dan Keuangan Internal. Bapak Rahman Anshari, S.E., M.A menjelaskan bahwa terdapat metode Audit Keuangan Universitas yaitu Perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan. Dilanjutkan dengan penjelasan verifikasi penggunaan dana yang dijelaskan oleh Bapak Praja Hadi Saputra, S.E., Ak., M.Sc selaku Kepala Bagian Audit Keuangan Internal. Dengan adanya audit keuangan internal di UMKT diharapkan pengelolaan keuangan yang berjalan di UMKT menjadi lebih baik kedepannya.
Persamaan Persepsi Auditor AMI Akhir Tahun 2021/2022
Dalam rangka menghadapi Audit Mutu Internal (AMI), maka perlu adanya rapat tentang persamaam persepsi audit. Langkah tersebut merupakan salah satu tahapan persiapan pelaksanaan AMI akhir tahun 2021/2022. Rapat berlangsung secara luring di ruang diskusi gedung A lt.2 Universitas Muhammadiyah Kalimantan Timur. Persamaan persepsi tersebut dihadiri oleh auditor AMI UMKT yang berjumlah 20 orang. Kegiatan dipimpin langsung oleh Ketua Divisi AMI Lembaga Jaminan Mutu Bapak Ikhwanul Muslim, M.H.
Rentang waktu pelaksanaan audit yaitu tanggal 15 – 31 Agustus 2022 dengan ruang lingkup yang mencakup Audit KPI dan Audit Kegiatan. Audit KPI terbagi menjadi beberapa bagian yaitu Audit KPI Fakultas, Prodi dan Audit KPI Unit/Lembaga. Audit KPI Fakultas dan Prodi memiliki ruang lingkup yaitu KPI Input, KPI Capaian & Luaran Pendidikan, KPI Capaian & Luaran Penelitian, KPI Capaian & Luaran PKM, KPI Implementasi Kerjasama, KPI SDM, dan KPI Luaran Penelitian & PKM Mahasiswa. Adapun Audit Unit/Lembaga memiliki ruang lingkup yaitu KPI Berbasis RPL. Selanjutnya Audit Kegiatan Fakultas/Prodi/Unit/Lembaga berbasis kegiatan yang ada dalam aplikasi apple (RPPS/RPF/RPU).
Bapak Ikhwanul Muslim, M.H mengatakan, bahwa untuk mekanisme audit tahun ini berbeda dari tahun-tahun sebelumnya karena pada tahun ini audit menggunakan sistem yaitu audit.umkt.ac.id/aims.umkt.ac.id dan ami.umkt.ac.id dan pengumpulan dokumen menggunakan berkas.umkt.ac.id. Dengan adanya beberapa sistem baru yang mendukung kegiatan audit ini diharapkan dapat mempermudah proses AMI UMKT kedepannya.
Optimalkan Sistem Informasi, Lembaga Jaminan Mutu melakukan Pertemuan dengan Tim IT UMKT
Sebagai upaya untuk meningkatkan fungsi dari sistem informasi yang digunakan di Lembaga Jaminan Mutu, maka LJM melakukan rapat dengan tim IT UMKT untuk membahas kekurangan dari sistem yang ada untuk kemudian dilakukan perbaikan dan pengembangan guna mengoptimalkan penggunaannya.
Rapat dilaksanakan pada tanggal 03 Agustus 2022 yang dihadiri oleh tim LJM dan tim IT. Dalam rapat tersebut LJM menyampaikan hal-hal yang perlu dikembangkan dari sistem informasi audit mutu internal https://ami.umkt.ac.id/, https://audit.umkt.ac.id/ dan sistem informasi pengelolaan dokumen https://berkas.umkt.ac.id/ . Dengan adanya pertemuan tersebut diharapkan sistem informasi LJM dapat digunakan secara optimal.
LJM Menyusun Pedoman Implementasi Kurikulum
Kurikulum merupakan salah satu bagian dari sistem pendidikan yang memiliki peran sentral dalam menentukan kualitas lulusan yang dihasilkan. Baik buruknya hasil pendidikan akan sangat ditentukan oleh baik buruknya kurikulum yang digunakan serta implementasinya di lapangan. Kurikulum merupakan nyawa dari suatu program pembelajaran sehingga keberadaannya memerlukan rancangan, pelaksanaan serta evaluasi secara dinamis sesuai dengan perkembangan zaman, kebutuhan Ilmu Pengetahuan, Teknologi, dan Seni (IPTEKS) serta kompetensi yang dibutuhkan oleh masyarakat, maupun pengguna lulusan perguruan tinggi. Berdasarkan hal tersebut, Lembaga Jaminan Mutu yang dikoordinir oleh Ketua Divisi Pengembangan Pembelajaran membentuk tim penyusun pedoman implementasi kurikulum. Pada tanggal 18 Juli 2022 tim tersebut menyelenggarakan rapat secara daring untuk membahas format pedoman, menyamakan persepsi dan pembagian tugas. Dari rapat tersebut kemudian diperoleh kesimpulan mengenai format pedoman yang akan digunakan serta time line penyelesaian buku pedoman yang ditargetkan akan selesai dibulan September tahun 2022.
Dengan adanya pedoman yang disusun tersebut diharapkan implementasi kurikulum dapat berjalan dengan baik dan efektif, diperlukan panduan implementasi kurikulum sebagai acuan bagi bagi dosen, mahasiswa, maupun pihak-pihak terkait.
Sosialisasi Audit Keuangan dan Survey Kepuasan Pengguna
Pada hari kamis, 2 Juni 2022 telah berlangsung kegiatan Sosialiasi Audit Keuangan Internal dan Survey Kepuasan Pengguna di Universitas Muhammadiyah Kalimantan Timur (UMKT) yang diadakan oleh bagian Lembaga Jaminan Mutu UMKT secara daring. Kegiatan tersebut dibuka oleh Bapak Hari Prasetyo, Ph.D Ketua Lembaga Jaminan Mutu UMKT beliau menyampaikan bahwa pentingnya pengendalian pembiayaan di universitas agar lebih maksimal hasil yang didapat dan pentingnya kepuasan dari seluruh pemandu kepentingan yang menjadi pengukur sejauh mana kita mampu memenuhi ekspektasi dari mereka.
Kegiatan Sosialisai Audit Keuangan membahas terkait dua hal yaitu Satuan Pengawas Internal dan Instrumen Audit Mutu Keuangan yang disampaikan oleh Bapak Sunarso, S.E., M.M dan Bapak Praja Hadi Saputra, SE., M.Sc. Satuan Pengawas Internal (SPI) merupakan unit kerja yang bertugas melakukan pengendalian dalam bidang keuangan di universitas. Kedudukan SPI bidang keuangan ini diatur sesuai dengan kewenanan Rektor UMKT dan pertanggungjawaban SPI sendiri berada langsung dibawah pimpinan universitas atau Rektor. Dalam melaksanakan tugas, tanggung jawab, dan fungsi kerja sehari-hari, SPI berada dibawah arahan dan pengawasan Wakil Rektor Bidang Keuangan dan Lembaga Jaminan Mutu UMKT.
Adapun kegiatan Sosialisasi Survey Kepuasan Pengguna disampaikan oleh Ibu Yulia Tri Kusumawati, S.E., M.Sc dan Bapak Rahmadani Herlambang. Terdapat tiga urgensi dari Sistem Survey Kepuasan Pengguna sendiri yaitu Evaluasi layanan unit kerja dari umpan balik pengguna, kebutuhan akreditasi 9 kriteria, dan pelaporan hasil tracer study setiap tahun ke dikti. Terdapat juga tiga fitur utama dari Sistem Survey Kepuasan Pengguna yaitu Tracer Alumni, Tracer Pengguna Lulusan dan Survey Kepuasan Layanan Unit Kerja di UMKT. Survey kepuasan pengguna ini diharapkan dapat membantu setiap unit dalam melakukan evaluasi dan perbaikan layanan.
Sosialisasi Pengembangan Kurikulum
Dalam rangka Pengembangan Kurikulum Universitas Muhammadiyah Kalimantan Timur, Lembaga Jaminan Mutu melakukan sosialisasi pengembangan kurikulum. Hal ini dilakukan untuk memberikan prinsip tata cara penyusunan atau restrukturasi kurikulum program studi di lingkungan UMKT. Kegiatan sosialisasi ini dilaksanakan tanggal 18 april 2022 secara online pada aplikasi Zoom. Sosialisasi pengembangan kurikulum sendiri dijelaskan oleh Ketua Divisi Pengembangan Pembelajaran Lembaga Jaminan Mutu yaitu Ibu Ns. Ni Wayan Wiwin Asthiningsih, S.Kep., M.Pd. Ibu wayan menjelaskan bahwa tahap-tahap yang perlu dilaksanakan dalam penyusunan dan/atau pengembangan kurikulum telah dirancang dan disesuaikan dengan kerangka OBE, dan mengakomodasi program MBKM oleh Kemendikbudristek. Dalam sosialisasi ini menjelaskan terkait dengan Kaitan kurikulum dengan standar nasional pendidikan tinggi, Ketentuan kurikulum UMKT, Tahap perancangan kurikulum, Tujuan pendidikan Program/Program Educational Objective (PEO), dan Capaian pembelajaran lulusan.
Pengembangan maupun penyusunan kurikulum pada Perguruan Tinggi (PT) merupakan usaha yang berlangsung secara terus menerus dalam periode sesuai dengan kondisi dan kebutuhan masing-masing Perguruan Tinggi. Pada saat buku ini telah selesai dibaca dan dipahami maknanya, sangat besar kemungkinannya beberapa aspek dari paradigma pendidikan telah turut berkembang. Dengan demikian perlu kesadaran akademis bahwa bagian-bagian teknis tertentu dari proses pengembangan dan penyusunan kurikulum Perguruan Tinggi secara berkala disesuaikan dengan perkembangan tersebut.
Sosialisasi Tupoksi, Visi Misi dan Sistem Informasi UMKT
Hari Rabu dan Kamis tanggal 12-13 Januari 2022 telah berlangsung kegiatan Sosialisasi Tupoksi dan Visi Misi di Universitas Muhammadiyah Kalimantan Timur (UMKT) yang dilakukan oleh bagian Lembaga Jaminan Mutu (LJM) secara daring. Kegiatan hari pertama yang Rabu, 12 Januari 2022 dibuka dan disambut oleh ketua LJM yaitu Bapak Hari Prasetyo, Ph.D dengan sekaligus memaparkan terkait dengan Konsep Penjaminan Mutu. Kemudian dilanjutkan dengan penjelasan mengenai Struktur Organisasi perihal GJM yang dijelaskan oleh Bapak Ikhwanul Muslim, S.H., M.H. Setelah itu dilanjutkan dengan list tupoksi penjaminan mutu UMKT yang dijelaskan oleh Ibu Ns. Ni Wayan Wiwin Asthiningsih, S.Kep., M.Pd dengan memaparkan terkait Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) seperti Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan (PPEPP).
Dilanjutkan pada hari kedua yaitu Kamis, 13 Januari 2022 yang dibuka kembali dengan pemaparan Visi, Misi, Tujuan, dan Strategi (VMTS) UPPS dan penilaian IED kriteria VMTS yang dijelaskan oleh Bapak Hari Prasetyo, Ph.D. Setelah itu dilanjutkan oleh Ibu Andi Daramusseng, S.KM., M.Kes dengan menjelaskan terkait siklus Sistem Informasi Audit Mutu Internal (AMI). Selain itu, dilakukan juga sosialisasi mengenai semua sistem informasi yang ada di UMKT yang disampaikan oleh tim IT. Dengan adanya kegiatan tersebut, diharapkan semua unit kerja memahami tugas pokok dan fungsi masing- masing serta sistem informasi yang ada di UMKT sehingga dapat dimanfaatkan secara optimal.
LJM Melaksanakan Audit Mutu Internal UMKT
Universitas Muhammadiyah Kalimantan Timur (UMKT) merupakan perguruan tinggi swasta yang terus berusaha untuk meningkatkan kualitas baik dalam segi mutu akademik maupun non akademik. Terkait dengan peningkatan mutu input, proses dan output, maka lembaga Jaminan Mutu menyelenggarakan audit internal mutu. Kegiatan audit internal mutu sebagai bentuk monitoring dan evaluasi yang dilakukan terhadap capaian maupun target-target yang telah ditetapkan.
Audit Mutu Internal (AMI) diselenggarakan pada bulan Agustus 2021 untuk semua program studi, fakultas, unit dan lembaga. Audit diselenggarakan secara daring guna menekan angka penularan covid-19. Meskipun diselenggarakan secara online namun tidak mengurangi makna dan tujuan audit.
Rapat Tinjauan Manajemen
Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di lingkup perguruan tinggi merupakan salah satu upaya peningkatan kualitas yang berorientasi pada perbaikan mutu berkelanjutan, sesuai dengan yang tercantum dalam Permenristekdikti No.62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu . Hal ini pula yang diterapkan oleh Universitas Muhammadiyah Kalimantan Timur (UMKT). Persaingan antar perguruan tinggi yang semakin ketat menuntut UMKT untuk terus menerus melakukan upaya perbaikan melalui sistem penjaminan mutu yang mumpuni.
Pelaksanaan SPMI di lingkungan UMKT dikoordinir oleh Lembaga Jaminan Mutu (LJM). Salah satu program kerja rutin yang digawangi oleh LJM adalah pelaksanaan audit mutu internal. Sebagai bentuk implementasi penjaminan mutu dengan model PPEPP, maka setelah proses evaluasi harus ada tindak lanjut yang dilakukan. Bentuk pengendalian dan peningkatan SPMI dilakukan dengan menyampaikan hasil audit dan membuat rencana tindak lanjut dari pimpinan terkait temuan dari hasil audit tersebut. Kegiatan RTM dilaksanakan pada tanggal 05 Mei 2021 yang dihadiri oleh seluruh pimpinan program studi, fakultas, unit daan lembaga. Pelaksanaan dilakukan melalui media daring sebagai bentuk pencegahan penularan covid-19.
Adanya RTM ini seluruh sivitas akademik yang berkepentingan dapat menyalurkan kritik dan saran yang membangun yang dapat dijadikan dasar bagi pimpinan untuk perbaikan UMKT di segala aspek. Harapannya, RTM ini juga dapat dijadikan sebagai bentuk komitmen bagi pimpinan untuk mendukung efektivitas pelaksanaan SPMI di lingkungan UMKT.
