Struktur Organisasi
Kepala Sekretariat Rektorat
Deskripsi Kerja :
- Mengatur kegiatan Rektor di dalam maupun diluar Universitas Muhammadiyah Kalimantan Timur dan membuat Surat Keputusan Rektor berdasarkan kebijakan yang telah ditetapkan oleh Rektor serta melaksanakan administrasi umum tingkat Universitas.
- Mengkoordinasikan secara umum aktivitas administrasi kantor Sekretariat Rektorat dan memberikan pelayanan kepada Pimpinan (Rektor dan Wakil Rektor) yang berkaitan dengan keperluan dinas.
- Mengkoordinasikan, merumuskan, dan mensosialisasikan kebijakan pimpinan kepada unit-unit kerja terkait melalui prosedur administratif.
- Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang ada dan mengagendakan pertemuan pimpinan untuk menentukan kebijakan.
- Mendeskripsikan kebijakan pimpinan ke dalam bentuk keputusan atau penugasan.
- Menyiapkan draft Naskah Kerjasama (MoU) dengan pihak-pihak lain.
- Mengatur acara Pimpinan yang berkaitan dengan pihak internal maupun pihak-pihak eksternal.
- Memfasilitasi kegiatan dinas Pimpinan (Rektor dan Wakil Rektor), menyangkut keperluan administrasi, akomodasi, transportasi, dan sarana lain yang diperlukan.
- Menyiapkan notulen hasil rapat dan resume dalam rangka pembuatan draft keputusan pimpinan.
- Menyiapkan kebutuhan perjalanan dinas pimpinan (Tiket/Surat-surat/dokumen penting/akomodasi) dan konfirmasi dengan pihak-pihak terkait (Relasi Kerja).
- Membuat Surat Keputusan Rektor berdasarkan kebijakan yang telah ditetapkan.
- Mengadministrasikan secara baik kegiatan surat menyurat dan administrasi umum tingkat Universitas.
Kepala Hubungan Masyarakat
Deskripsi Kerja:
- Melaksanakan berbagai kegiatan kehumasan dan menjadi juru bicara Universitas dalam rangka menciptakan image building dan upaya membangun corporate identity UMKT.
- Melakukan perencanaan dan koordinasi semua kegiatan kehumasan, protokoler dan Kerjasama universitas, baik untuk kegiatan yang bersifat rutin maupun eksidental.
- Melakukan sinkronisasi kerja dan terobosan berbagai kegiatan kehumasan (public relations) baik dengan stakeholder internal maupun eksternal yang ditunjang oleh kesiapan data dan informasi yang terpadu dari berbagai bagian yang terkait.
- Melakukan koordinasi antar bidang di tingkat universitas agar sistem informasi dan komunikasi universitas dapat berjalan efektif guna menunjang proses pengambilan keputusan pimpinan universitas yang lebih cepat dan tepat.
- Melakukan perencanaan dan koordinasi terhadap berbagai penerapan strategi image building dan upaya membangun corporate identity UMKT secara berkesinambungan.
- Melakukan koordinasi dengan biro-biro lainnya yang terkait untuk lebih meningkatkan efektifitas kerja bagian kerjasama universitas dalam melakukan berbagai bentuk kerjasama dalam negeri, swastapemerintah maupun dengan pihak-pihak yang lain termasuk masyarakat luas.
- Membantu menyiapkan susunan acara untuk event-event yang berskala kecil maupun yang besar (Nasional/Internasional).
- Menjadi juru bicara universitas.
- Melakukan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan pemasaran dan pencitraan kampus UMKT
Kepala Protokoler
Deskripsi Kerja :
- Mengatur kegiatan Rektor di dalam maupun diluar Universitas Muhammadiyah Kalimantan Timur agar berjalan secara tertib, sistematis dan efisien
- Membantu Kepala Sekretariat Rektorat untuk mengatur acara rapat pimpinan dan menyiapkan keperluan yang dibutuhkan.
- Membantu Kepala Sekretariat Rektorat dalam menyiapkan bahan-bahan rapat pimpinan.
- Menyiapkan kebutuhan perjalanan dinas pimpinan (Tiket/Surat-surat/dokumen penting/akomodasi) dan konfirmasi dengan pihak-pihak terkait (Relasi Kerja).
- Membantu Kepala Sekretariat Rektorat dalam membuat resume/notulen hasil rapat dan pembuatan draft keputusan pimpinan.
- Bekerjasama dengan Bagian Umum untuk menyiapkan setting ruang pertemuan/acara, sampai dengan kebutuhan/peralatan yang diperlukan (Sound system, audio-visual, akomodasi, dan konsumsi)
- Membantu Kepala Sekretariat Rektorat menyiapkan susunan acara untuk event-event yang berskala kecil maupun besar (Nasional/Internasional).
- Menginventarisir SK-SK dan dokumen penting internal maupun eksternal ke dalam file yang rapi, aman dan sistematis.
Staf Rektorat
Deskripsi Kerja:
- Mengelola Administrasi persuratan internal maupun eksternal.
- Membantu Melaksanakan administrasi terkait surat desposisi, surat tugas, atau surat yg bersifat khusus lainnya dan surat internal maupun eskternal.
- Membantu kepala sekretariat rektorat dalam menyusun atau menyiapkan surat keputusan-keputusan terkait.
- Menginventarisir dokumen penting internal maupun eksternal ke dalam file yang rapi, aman dan sistematis.
- Mengelola Web adminitrasi persuratan LLDIKTI terkait surat masuk maupun surat keluar.
- Mengelola Web Administrasi Persuratan Universitas.
